公司采购管理办法说明。




第一条 请购单



1.请购应按照存量管制基准、用料预算，并参考库存情形开立请购单，逐项注明材料名称、规格、数量、需求日期及注意事项，经本单位主管审核后按规定逐级呈核并编号，最后送采购部门。



2.来源与需用日期相同的物品材料，可以一单多品方式提出请购。



3.特殊情况需按紧急请购办理时，可在“请购单”“备注”栏注明原因，以急件递送。



4.庶务用品由物管部门按每月实际耗用状况，并考虑库存条件，填具“请购单”办理请购。



5.以下总务性物品可免开清单，而以“总务用品申请单”委托总务部门办理，例如：贺奠用物品。招待用品。书报、名片、文具、报表等，以及小额采购的材料。



第二条 批准权限请购批准权限规定如下



第三条 采购规定



1.内购由国内采购部门负责办理，外购由国外采购部门负责办理，其进口事务由业务部门办理。 采购重要材料应由总经理或经理径直与供应商或代理商议价。对于专项用料，必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购。



2.采购部门应按材料使用及采购特性，选择最有利的方式进行采购。比如：


（1）集中计划采购：对具有共同性的材料，应集中计划办理采购。经核定材料项目，通知各请购部门提出请购计划，报采购部门定期集中办理。


（2）长期报价采购：凡经常使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，报批后通知各请购部门按需提出请购。3.采购部门应按采购地区、材料特性及市场供需状况，分类划定材料采购作业期限，并通知各有关部门。



第四条 国内采购作业



1.价格


（1）采购人员接“请购单（内购）”后应按请购事项的缓急，并参考市场行情、过去采购记录或厂方提供的报价，精选三家以上供应商进行价格对比。


（2）如果报价规格与请购单位的要求略有不同或属代用品，采购人员应检附有关资料并于“请购单”上予以注明，报经主管核签，并转使用部门或请购部门签注意见。


（3）属于惯例超交者（比如最低采购量超过请购量），采购人员应在议价后，在请购单“询价记录栏”中注明，报主管核签。


（4）对于厂商报价资料，经办人员应深入整理分析，并以电话等方式向厂方议价。


（5）采购部门接到请购部门紧急采购口头要求后，主管应立即指定经办人员先做询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。



2.呈批


（1）询价完成后采购经办人员应在“请购单”详填询价或议价结果，拟定“订购厂商”、“交货期限”与“报价有效期限”，经主管核批，并按采购审批权限呈批。


（2）采购审批权限。



3.订购


（1）采购经办人员接到已经审批的“请购单”后应向厂方寄发“订购单”，并以电话确定交货日期，要求供应方在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。


（2）分批交货时，采购人员应在“请购单”上加盖“分批交货”章以便识别。


（3）采购人员使用暂借款采购时，应在“请购单”加盖“暂借款采购”章，以便识别。



4.进度控制


（1）国内采购部门可分询价、订购、交货三个阶段，依靠“采购进度控制表”控制采购作业进度。


（2）采购人员未能按既定进度完成采购时，应填制“采购交货延迟情况表”，并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经主管批示后转送请购部门，与请购部门共同拟定处理对策。



5.单据整理及付款


（1）来货收到以后，物管部门应将“请购单”连同“材料检验报告表”（其免填“材料检验报告表”部分，应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章）送采购部门与发票核对。确认无误后，送会计部门。会计部门应于结帐前，办妥付款手续。如为分批收料，“请购单（内购）”中的会计联须于第一批收料后送会计部门。


（2）内购材料须待试用检验者，其订有合约部分，按合约规定办理付款，未订合约部分，按采购部门报批的付款条件办理付款。


（3）短交，待补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。


（4）超交，应经主管批示方可按照实收数量付款，否则仍按原订货数付款。



第五条 国外采购作业



1.价格


（1）外购部门按照“请购单（外购）”需求急缓加以整理，依据供应商报价，并参考市场行情及过去询价记录，以电话（传真）方式向三家以上供应商询价。特殊情形（比如独家制造或代理等原因）下除外，但应于“请购单（外购）”注明。在此基础上进行比价、分析、议价。


（2）请购材料规范较复杂时，外购部门应附上各供应商所报的材料主要规范并签注意见，再转请购部门确认。



2.呈批


（1）比价、议价完成后，由外购部门填具“请购单”，拟定“订购厂家”、“预定装运日期”等，连同厂方报价，送请购部门按采购审批程序报批。


（2）核决权限


①采购金额在8000元以下者由经理核决。
②采购金额超过8000元者由总经理核决。


（3）采购项目经审批后又发生采购数量、金额等变更，请购部门须按新的情况所要求程序重新报批。但若更改后的审批权限低于原审批权限时仍按原程序报批。



3.订购


（1）“请购单（外购）”经报批转回外购部门后，即向供应商订购并办理各项手续。


（2）如需与供应商签订长期合约，外购部门应将签呈和代拟的长期合约书，按采购审批程序报批后办理。



4.进度控制


（1）外购部门依照“请购单（外购）”及“采购控制表”控制外购作业进度。


（2）外购部门在每一作业进度延迟时，应主动开具“进度异常反应单”，记明异常原因及处理对策，据以修订进度并通知请购部门。


（3）外购部门一旦发现外购“装船日期”有延误时，即应主动与供应商联系催交，并开立“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并按请购部门意见办理。



第六条 价格品质复核



1.价格复核


（1）采购部门应经常调查主要材料市场行情，建立供应商资料，作为采购及价格审核的参考。


（2）采购部门应对企业内各公司事业部所列重要材料提供市场行情资料，作为材料存量管制及核决价格的参考。



2.品质复核采购单位应对企业内所使用的材料品质予以复核，并形成完整资料备查。



3.异常处理审查作业中若发现异常情形，采购单位审查部门应即填写“采购事务意见反应处理表”（或附书面报告），通知有关部门处理。

第七条 本办法呈总经理核批后实施，修订亦同。